規章製度

浙江藝術職業學院檔案工作管理製度

第一章總則

一、為加強對學院檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案信息資源的重要作用，更好地為學院各項事業的發展和建設服務，必須加強學院師生員工的“檔案意識”和檔案工作人員的“服務意識”，使全院各級、各部門和全體人員有章可循、有法可依，依法治檔，從而推進學院檔案工作的規範化、標準化、現代化建設。為此，依照《中國人民共和國檔案法》、《藝術檔案管理辦法》和《浙江省實施〈檔案法〉辦法》及上級有關檔案工作的規定，在原兩校檔案工作的基礎上，結合學院實際，特製定本製度。

二、學院檔案是記載和反映我院真實麵貌的重要載體，是學院教職工長期奮鬥的成果和智慧的結晶。檔案的原始性具有不可替代的憑證法律價值；檔案的知識性對於教學科研、黨政管理等各項工作具有重要的借鑒參考價值。因此，檔案工作是管理學院的重要基礎工作之一，也是衡量學院教育質量和管理水平的重要標誌。

三、根據《中國人民共和國檔案法》第十條的規定，本學院黨、政、工、團，各係部處室（中心）及附中在教學與工作中形成的文字、圖表、聲像等不同載體的檔案材料，均需上交院綜合檔案室內集中統一保管，任何部門與個人不得據為已有。

四、學院及職能部門要把檔案工作提到執法的高度來認識，將檔案工作列入各級管理部門議事日程，並作為教職工業務考核和獎評的一項內容。

五、院部、各係部處室（中心）及附中各設兼職檔案員一名，負責本部門檔案收集、整理，在規定的歸檔時間內向院綜合檔案室移交。歸檔內容詳見《歸檔範圍及保管期限》。

六、檔案管理部門應嚴格執行國家、學院的有關規定，確保檔案實體安全，嚴守檔案秘密，大力開發檔案信息資源，滿足學院和社會的需要。

第二章檔案工作崗位職責製度

一、堅持四項基本原則，認真鑽研檔案業務和專業知識，不斷提高思想水平和業務能力。

二、熱愛檔案工作，有高度保密意識，維護檔案、確保檔案的安全。

三、宣傳貫徹執行《檔案法》等國家、教育部和浙江省關於檔案工作的法令、政策和規定，提高學院師生員工的檔案法製意識。

四、服從領導分配，對工作認真負責、積極主動做好征集檔案資料等工作，保質保量地按時完成所承擔的各項工作任務。

五、樹立全局觀念，發揚團隊協作精神，加強與係部處室（中心）、附中之間的協調。嚴於律已，寬以待人，團結互助，自覺維護檔案室和學院的聲譽。

六、樹立服務意識，服務要熱情、耐心、細致；熟悉本專業知識提高服務質量。

七、熟悉學院的沿革、變遷、概況、現行體製和機構設置，了解各機構的職能和工作任務，及時做好檔案收集和整理工作。

八、熟悉庫藏和家底，主動了解學院教學與工作對利用檔案的需要，利用檔案信息，主動為各部門提供有價值的檔案信息。

九、對部門檔案工作與兼職檔案人員進行業務指導、督促檢查和進行一定的業務培訓。建議院部對為學院檔案工作發展做出貢獻，並有突出成績者，給予一定的獎勵；對危及檔案安全或由於玩忽職守造成檔案損失的，按情節輕重分別予以處理。

十、切實做好檔案庫房的防火、防盜、防光、防高溫、防潮防塵、防鼠、防蟲等安全工作；庫房內嚴禁會客、吸煙；

十一、圍繞學院中心工作，完成學院領導交辦的其它任務。

第三章檔案接收移交製度

一、檔案接收和移交工作必須製度化、規範化，使之成為全院上下的自覺行動。

二、檔案歸集時間與對象，一般為每年一次，各行政部門在每年的３－４月上交前一年的檔案材料；教學及專業部門在每年的九月至十月上交前一學年的檔案材料；重要活動及劇目排練、實踐演出應在活動、排練結束後及時將須歸檔的一切材料上交院綜合檔案室；學籍管理檔案在一屆學生畢業後上交。

三、檔案材料應注意完整、齊全和準確，重點是原始記錄和第一手材料。要注意檔案的係統與成套，如正件與附件；印件與定稿、草稿；請示與批複；轉發文件與原件；圍繞一件事物或一項活動的起因、過程與結果。移交檔案時，移交人需同時提交“移交清單”一式兩份，經檔案人員驗收後，雙方簽字，各執一份。

四、注意檔案材料的安全，除妥善保管不遺失外，還要保持檔案的清潔和整齊，不要造成破損與汙染；不要使用大頭針，也不要用漿糊或膠水粘貼，可使用訂書針或回形針歸合資料。

五、歸檔材料，書寫一律使用十六開和Ａ４紙張，並用鋼筆（最好用碳素墨水），不能用圓珠筆和鉛筆，凡不符合要求者應予退還。為便於案卷裝訂，書寫時左邊須留3公分空處。

六、歸檔材料要注明形成時間與作者。照片要求注明拍攝內容、時間、地點、活動名稱、人物姓名、身份和拍攝者。會議記錄要求注明主題、主持者、參加者人數和主要議題。

第四章檔案借閱利用製度

一、必須有效地利用檔案信息資源，更好地為學院教學、科研和黨政管理等各項工作服務，維護教職員工歸檔資料的合法權益。

二、工作人員要提高服務意識，對來查閱檔案者要熱情接待，耐心地提供優質服務。

三、學院教職員工因本職工作需要利用本人業務範圍內的檔案材料，在《查閱檔案材料登記簿》登記後，由檔案員審定即可；非本人業務範圍內的檔案利用，須經本部門領導簽批。非財務人員需查閱財會檔案，須經財務處領導簽批。利用他人檔案，須經本人同意。任何檔案資料，一律隻準查閱，不得外借。

四、學院人員需要利用機密檔案，重要會議記錄，須經院領導簽批，辦理查閱登記手續。隻可查閱，不得外借。

五、院內人員或上級部門，確有特殊情況需借閱檔案資料，必須經院分管領導批準，手續齊全，明確歸還日期和違約責任，才能按規定辦理借閱手續借閱。

六、外單位人員來查閱本院綜合檔案室材料，需持單位介紹信至院辦公室，由院辦負責人審批同意方可接待，隻能查閱，不得外借，並酌情收費。外單位索要有關學院檔案工作文件，須經院領導批準方能給予複印件和複製品。

七、查閱、借用檔案的人員一律在查閱室等候和閱覽，不得擅自進入庫房。查閱者不得將查閱件帶離查閱室。

八、查閱、借用檔案材料必須保證檔案的安全，愛護每頁檔案，不準塗改、汙損、圈點、劃杠、拆卷、摺迭、裁剪、撕頁；閱覽檔案時不準吸煙和吃零食。

九、損壞或丟失檔案材料，應及時報告追查，並視情節輕重根據有關規定給予一定處理和賠償。

十、院綜合檔案室應及時、準確地掌握檔案和資料的利用效果，不斷改進檔案利用工作。

第五章安全保密製度

一、保守檔案機密，維護檔案的完整與安全，是每個檔案人員的職責。必須確保檔案機密不泄漏，嚴格做好檔案保密工作。

二、檔案室在辦公室接待外來查檔人員和立卷歸檔人員，未經許可不得進入庫房。

三、檔案接收、借閱與利用應嚴格遵守《檔案接收移交製度》、《檔案借閱利用製度》等有關規定進行。

四、屬“秘密、機密、絕密”檔案，登記編目時，必須在登記本備注欄內蓋上“秘密”、“機密”、“絕密”等相應字樣；涉密檔案必須有專人管理，定點存放，其他人員不得私自接觸。

五、未經批準，任何人員不得私自將檔案攜出，不得私自隨意複印、摘抄檔案內容，更不得傳播不予公開和涉密的檔案內容。

六、不得擅自銷毀任何檔案材料，銷毀失去保存價值的檔案必須嚴格按照上級有關規定登記造冊，經學院檔案銷毀鑒定小組審查、報上級主管部門批準後，再定點銷毀。

七、檔案保管應遵守《檔案庫房管理製度》，確保檔案實體安全。

八、檔案室是機要重地，為確保安全，檔案管理人員應做好日常檔案室的安全工作，假期按學院規定安排人員值班，值班人員要忠於職守，確保檔案的安全。

第六章檔案庫房管理辦法

一、檔案庫房是存放學院檔案的重地，庫房安全須責任到人，非庫房管理人員，未經許可不得入內。

二、庫房內嚴禁吸煙、嚴禁明火、嚴禁堆放易爆、易燃、易腐物品和其它雜物。

三、每天定時測量、並記錄庫房內的溫度、濕度。根據溫、濕度計指示，決定開關空調器、去濕機，盡可能把庫房內的溫度、濕度控製在規定範圍內。

四、每天下班前，必須切斷庫房電源，關好門窗、大門加鎖，確保檔案安全。

五、庫房各室應經常清掃，適時通風，拉好窗簾防強光，保持清潔無灰塵。

六、檔案櫃內應放置驅蟲和防黴藥劑，發現蟲、黴應及時處理。

七、檔案室須配備滅火器，並定期檢查消防工作，及時消除火災隱患，確保可靠使用。

第七章檔案鑒定、銷毀規定

一、在分管院長領導下，由院綜合檔案室和有關部門的人員共同組成鑒定小組進行檔案保存價值的鑒定，提出銷毀或延長保管期限的意見。

二、對於失去保存價值的檔案資料由鑒定小組提出申請銷毀報告，並附銷毀檔案清冊一式二份（以便備查）。

三、鑒定小組人員根據銷毀清冊認真複核清點擬銷毀的檔案，無誤後簽字，院綜合檔案室和院辦負責檔案工作的領導審核後簽字、加蓋公章，報分管院領導及上級主管部門審批。

四、申請銷毀報告及銷毀清冊由院綜合檔案室組卷歸檔。銷毀檔案時，由院綜合檔案室和上級有關部門共同派員送指定造紙廠現場監銷。

第八章檔案統計管理規定

一、檔案和檔案工作統計是檔案管理工作的重要組成部分，它必須真實反映了檔案室工作實況，同時，為檔案工作的科學管理與科學決策提供重要依據。

二、檔案統計內容

1、國家、省檔案局製發的《檔案館基本情況年報》須統計的項目；

2、按年度（學期）學院各門類檔案的接收、整理上架、檔案利用銷毀等情況的數據。

3、按年度學院各立卷部門歸檔情況數據。

三、每年檔案統計數據上報時間

1、各部門立卷歸檔情況統計１２月３１日前。

2、各門類檔案的接收、整理上架、檔案利用銷毀等數據

統計，每年兩次（即６月３０日前，１２月３１日前）。

四、檔案統計要求

1、檔案工作人員（含兼職檔案員）根據各自崗位職責，按上述統計內容與統計時間，認真負責，如實統計填報各類檔案、檔案工作情況和數據，不允許使用估計數，必須要做到帳、物相符。各係部處室（中心）及附中負責人彙總書麵資料需經本部門主要負責人簽字後報院綜合檔案室。

2、各係部處室（中心）、附中上報的檔案統計數據由院綜合檔案室彙總，填報正式表格呈報。

3、院綜合檔案室上報的檔案統計報表，應複印立卷歸檔保存。

第九章會計檔案管理辦法

一、會計檔案的歸檔範圍是一個核算單位在會計核算過程中形成的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計核算專業材料，不包括與財會工作有關的政策、製度、預算、計劃、工作總結和報告、統計資料及往來文書等材料。

二、財務部門每年形成的會計檔案，都應按照歸檔要求，在次年六月底之前負責整理立卷或裝訂成冊。

三、會計檔案立卷後，可暫由本單位財會部門保存一年，於次年六月底前移交給院綜合檔案室。

四、移交會計檔案時，要由財會部門編造移交清單。檔案部門要根據移交清冊認真核對清楚後，辦理移交手續，交接雙方和監交人需在移交清冊上簽名蓋章。

五、撤銷、關閉、停辦、合並單位的會計檔案，應隨同本單位的其他檔案一並移交給予有關單位，並按規定辦理交接手續。

六、檔案部門保管的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封。如確需重新加工整理的，需報經分管院領導批準，會同財會部門共同拆封整理；重新整理裝訂後，雙方應加蓋印章。

七、會計檔案的管理要做到安全。有專櫃（箱）存放，不得與其它檔案資料混放，更不得隨意堆放，不得毀損、散失和泄密。

八、各種會計檔案的保管期限，根據其特點，分為永久、定期二類。定期保管期限為3年、5年、10年、15年及25年。

各種會計檔案的保管期限，從會計年終結後的第一天算起。

第十章附則

一、檔案工作管理製度（試行）從公布之日起執行。

二、原浙江藝術學校、浙江電影學校檔案工作管理製度同時作廢。

三、本製度由院辦公室負責解釋。

浙江藝術職業學院

二○○二年十一月一日